Avtalsbevakning handlar om att, med hjälp av IT-system, automatiskt bevaka företagets alla ingångna avtal. Många företag har idag sina avtal i pappersformat insatta i pärmar som ligger i låsta skåp.
Speciellt vanligt är detta när det gäller leverantörsavtal, då kundavtal i flera fall delvis hanteras via företagets CRM-system. Utan en väl fungerande rutin för avtalsbevakning blir det nästan omöjligt att ha kontroll på när olika avtal skall omförhandlas, när de måste sägas upp för att undvika en automatisk förnyelse och när de helt upphör att gälla.
Avtalsbevakning är viktigt både när det gäller kundavtal och leverantörsavtal. Ett enda missat avtal som löper ut kan medföra stora onödiga kostnader. Många avtal förnyas dessutom automatiskt om de inte sägs upp i tid. Det innebär att du måste betala för ytterligare en avtalsperiod, oavsett om du har behov av varan eller tjänsten. Med automatisk avtalsbevakning har du alltid full kontroll på vilka avtal som är på väg att förnyas. En effektiv avtalsbevakning på kundavtal kan innebära högre intäkter. Många kundavtal löper exempelvis på utan att initiala rabatter har justerats. Ibland kan det ta flera år innan det upptäcks och då har företaget gått miste om stora avtalsreglerade intäkter som inte fakturerats.
Med ControlKeeper får du en mycket effektiv avtalsbevakning för alla typer av avtal. Verktyget kontrollerar automatiskt när ett avtal ligger för förnyelse, när det senast måste sägas upp eller när det är dags att initiera en process för förhandling av nya villkor eller priser. ControlKeepers avtalsbevakning har även en eskaleringsfunktion som innebär att om du som ansvarig för ett visst avtal inte kvitterar systemets påminnelser så kommer andra personer att i god tid notifieras om avtalshändelsen och att du inte agerat. Detta kommer att fortsätta tills någon behörig person meddelar att denne har hanterat avtalet och du kan sova gott om nätterna.