I den förra artikeln tittade vi närmare på hur ett effektivt system för avtalshantering konkret innebär sparade pengar på sista raden. Utöver direkt ökade intäkter och minskade kostnader frigör en effektiv avtalshantering tid, vilket innebär ytterligare stora besparingar.
Att ingå en avtalsrelation är som de flesta känner till en resurs- och tidskrävande process, där dokument ska skickas mellan olika parter, versioner revideras och kommenteras för att slutligen signeras av de olika parterna. Tiden är emellertid även en trång sektor efter det att avtalen undertecknats:
o Finns ett sekretessavtal med motpart x?
o Ska avtalet förnyas och i så fall när?
o Vem har signerat avtalet och vem bär ansvaret därefter?
Helt klart viktiga frågor men ska de verkligen behöva belasta företagets mest erfarna jurist? (Källa: Apttus)
o En halvering av denna tid är fullt möjlig med hjälp av ett automatiserat system för elektronisk signering och avtalshantering (läs mer om hur vi hjälpt Cint minimera tidsåtgången för att få avtal signerade).
o Resterande avtal löper på utan överblick och förnyas med automatik eller löper ut – med alla konsekvenser som det innebär.
Det är lätt hänt att missa viktiga avtalshändelser. Det kanske mest irriterande scenariot är när ett avtal förnyas för en tjänst eller produkt du inte längre behöver eftersom det innebär helt onödiga kostnader. En annan allvarlig situation är när avtal upphör som du missat att förnya eller omförhandla, för en tjänst som företaget verkligen behöver. Med automatiska påminnelser som i god tid aviserar alla händelser kan du själv göra ett aktivt val. Du slipper vara reaktiv utan kan istället agera förutseende med full kontroll.
För att närmare uppskatta effekten av ett modernt avtalshanteringssystem i din egen organisation föreslår vi att du ställer dig följande frågor:
o Hur många av dessa föregås av en medveten avstämning så att ett välgrundat beslut om dess fortsättning kan tas?
Fundera avslutningsvis över hur relevanta de här statistiska påståendena känns för ditt företag. Slå oss gärna en signal om ni vill ta del av våra erfarenheter mer i detalj. Nästa vecka återkommer vi med ett tredje fokusområde där det går att göra stora besparingar med en effektiv avtalshantering.
Jonas Forsberg, CEO ControlKeeper