44 viktiga frågor du kan besvara med rätt avtalshanteringslösning
Har du insett att ni är i behov av en modern avtalshanteringslösning? Då har du förhoppningsvis fått en övergripande uppfattning om fördelarna. Men, ibland kan det vara knepigt att i klartext formulera dem för dina medarbetare. En bra metod är att ta hjälp av en frågebank.
Tag dig tid att läsa igenom alla frågor och fundera över:
- Om du kan besvara dem utifrån din nuvarande process för er avtalshantering.
- Om svaret är "nej", vilken affärsnytta skulle det ge dig och din organisation om du hade svaren lättillgängliga med hjälp av ett verktyg såsom ControlKeeper?
Genom att fundera igenom var och en av dessa frågor kan du skapa dig en bild av eventuella luckor i din nuvarande process och identifiera hur och var ett modernt verktyg kan skapa mervärde.
Kvantitet
- Hur många avtal har vi?
- Vad är det totala åtagandet / värdet av våra avtal?
- Hur många av våra leverantörer står för 80% av våra utgifter?
- Vilka är våra nyckelavtal baserat på värde/affärsenhet/geografi?
- Hur mycket har vi spenderat på Leverantör A det senaste året?
- Vad är våra beräknade totala utgifter för nästa år?
- Hur många osäkra avtal har jag med Leverantör B?
- Vad är Leverantör C:s nuvarande kvalitetsnivå och status?
Ansvar
- Vem är vår internt ansvarige för varje avtal?
- Vem har gjort en begäran om ett nytt avtal eller att byta leverantör?
- När gjordes en sådan begäran?
- Hur eskalerar vi signeringsansvar för de avtal som är extra viktiga?
- Vem är företagets nyckelkontakter för sådana avtal?
- Hur ofta träffar företagets representanter motparten (leverantöreren) för dessa avtal?
- Finns resultatet redovisat från möten med dessa motparter och i så fall var?
- Finns det för närvarande utestående avtal som inte undertecknats?
- Hur länge har signeringsprocessen pågått och om den inte slutförts, vem behöver påminnas?
- Om någon lämnar företaget, vem tar över ansvaret för den personens avtal?
- Finns en procedur för sådant övertagande?
Livscykel
- Hur ser avtalsbevakningen ut?
- Vilka avtal förnyas nästa vecka/månad/kvartal/år?
- Vilka processer behöver dras igång för att säkerställa att vi är redo för dessa förnyelser och när bör de ske?
- Vem behöver vara involverad?
- Är vi i riskzonen för att missa vissa förnyelser?
- Finns det avtal vi tror är aktiva som i själva verket är förfallna utan att vi känner till det?
- Vad är proceduren för att avsluta ett visst avtal?
Access
- Vilka avtal är konfidentiella?
- Vem har tillgång till att se respektive ändra i olika avtalstyper och kategorier?
- Vem hade senast tillgång till vissa avtal?
- Vem kontrollerar tillgången till avtal?
Ekonomiskt värde
- Har vi koll på överenskomna åtaganden i vår avtalsstock?
- Vilka är de specifika förpliktelserna i varje avtal för alla avtalsparter?
- I vilken utsträckning uppfylls dessa förpliktelser?
- När granskades senast Leverantör D?
- När är nästa planerade möte med Leverantör D?
- Har vi flera leverantörer som tillhandahåller samma varor eller tjänster till olika pris?
- När omförhandlade vi senast prisnivåer?
- Erhåller vi våra avtalsenliga rabatter?
Efterlevnad (compliance)
- Har alla våra leverantörer undertecknat de senaste villkoren eller vår Code of Conduct?
- Har våra leverantörer undertecknat NDA:er där det är nödvändigt?
- Är sekretessavtal och biträdesavtal förenliga med våra policys och eventuella nya lagar (GDPR)?
- När kontrollerades detta senast?
- Vem är ansvarig för att upprätta och löpande kontrollera vår efterlevnad?
- Har nödvändiga dokument mottagits och förvaras de på rätt sätt?
- Har vi ett register över relevanta försäkringar från våra leverantörer?
Genom att implementera en modern avtalshanteringslösning kommer du metodiskt kunna svara på de här frågorna och få förbättrad kontroll och överblick över dina kund- och leverantörsavtal. Vi ställer förstås gärna upp som "bollplank" utifrån våra erfarenheter och referenskunder. Slå en signal!
