Vi ser ofta konkurrerande tjänster, ofta hos företag på Enterprise-nivå, där gränssnittet och användarvänligheten är bristfällig. Man kan generellt benämna den här kategorin som funktionsorienterade verktyg då de inte direkt skriker ”använd mig” till en ny användare. Vår erfarenhet är att detta riskerar att bli ett oöverstigligt hinder när du ska engagera kollegor från olika nivåer och avdelningar i att använda en ny mjukvara.
”Om en användare redan har ett inneboende motstånd till att implementera ett nytt system, så kommer även den minsta bristen i användarvänlighet räcka för att släcka deras vilja till att ens försöka använda det.”
För oss betyder användarvänlighet inte att funktionaliteten ska vara begränsad. På samma sätt som att något som ser komplext ut inte alltid betyder att det är effektivt att använda. Därför har vi valt att gömma delar av ControlKeepers funktionalitet för de användare som inte behöver se den, samtidigt som vi gjort systemet helt konfigurerbart och anpassningsbart för de som behöver ha allt tillgängligt.
Det är till exempel möjligt att visa olika vyer för olika typer av användare i systemet, sätta olika behörigheter för olika typer av roller, skräddarsy vilken metadata som ska användas och hur rapporter ska visas utifrån behov. Det är i sig ingen raketvetenskap men inte desto mindre viktigt för att skapa en sömlös och anpassad upplevelse för varje slutanvändare.
Utbildning är en avgörande faktor för en smidig implementering av såna här tjänster. Du behöver förstå hur du anpassar verktyget efter din organisation, ifall och hur ni ska importera er historiska data samt hur ni kan skala upp eller förändra tjänstens struktur framöver.
Så ju mer utbildning desto bättre? Inte nödvändigtvis:
Med det sagt - ja, det kommer att behövas utbildning för administratörerna som normalt är de som sätter upp systemet för resten av organisationen. Men, om det generellt behövs omfattande utbildning för alla slutanvändare, oberoende av användarroll, är det ett tecken på att något är galet.
Vi på ControlKeeper inkluderar alltid utbildningen i vår on-boarding, men vår tjänst är så pass intuitiv att en typisk slutanvändare kan hantera sina uppgifter eller hämta den information de behöver utan att någon behöver vägleda dem i varje steg.
Vi får upprepande kommentarer från kunder om hur användarvänligheten varit avgörande för att de valt ControlKeeper (läs t ex Trelleborg Sealing Solutions kund-case). De flesta av våra större kunder har dels gjort en omfattande utvärdering av andra aktörer och dessutom haft befintliga verktyg för avtalshantering innan de valt att byta till ControlKeeper. Den vanligaste förklaringen är att det varit krångligt att komma igång och svårt att få slutanvändare att faktiskt använda "ogästvänliga" verktyg i det dagliga arbetet. Ingen har beskrivit detta bättre än en controller hos en av våra strategiska kunder (inom app-branschen för parkering) när de bytte från en annan nordisk plattform: "Det ska bli så skönt att äntligen få byta till Windows från MS-DOS."