Cint AB erbjuder en plattform där både företag som söker och företag som tillhandahåller marknadsinsikter och konsumentdata kan utbyta information. Cint som grundades 1998 har vuxit kraftigt och har nu dotterbolag i tretton länder och verksamhet i långt många fler.
I takt med tillväxten har mängden avtal ökat och med det administrationen att hantera dessa. Majoriteten av alla avtal, oavsett var i världen motparten finns, tecknas med Cint AB. Dessa avtal har traditionellt arkiverats i pärmar, inte sällan på det lokala säljkontoret. När man sedan behövde få fram information från ett visst avtal krävdes tidsödande detektivarbete.
I och med att en ansenlig mängd kontrakt tecknades med stor geografisk spridning var avtalssigneringen en tydlig flaskhals i verksamhetsflödet. Där och då började Cint titta på möjligheten med e-signering.
Runt årsskiftet 2015/2016 togs ett beslut att göra en inventering av företagets alla avtal samt möjligheten att effektivisera avtalshanteringen. Att skicka pappersdokument över hela världen och sedan leta avtal i pärmar hade blivit för tidsödande. Cint sonderade marknaden och efter en sedvanlig upphandlingsprocess föll valet slutligen på ControlKeeper.
Marcus Nygårds, Strategic Project Manager på Cint, har i högsta grad varit delaktig i upphandlingen av verktyget och berättar att anledningarna till att Cint valde ControlKeeper framförallt var:
Den paketerade lösningen var en viktig pusselbit. ControlKeeper presenterade en lösning där avtalsbevakningen sker med hjälp av ControlKeepers egenutvecklade verktyg och e-signeringen görs med hjälp av en fullskalig integration mot tredje part - i det här fallet Scrive. Det innebär i korthet att Cint skapar avtal i ControlKeeper med hjälp av en mall och skickar sedan iväg dessa för signering direkt från verktyget.
En annan viktig pusselbit var att ControlKeeper imponerade med ett tydligt och användarvänligt gränssnitt. Vid första anblicken av verktyget är det uppenbart att ControlKeeper har haft slutanvändarna i fokus när gränssnittet byggts. Marcus betonar att det är väldigt viktigt när ett verktyg ska användas i en stödprocess som i princip vem som helst ska kunna arbeta med.
Nu när Cint är igång med ControlKeeper lyfter Marcus fram två andra egenskaper som stärker beslutet att välja ControlKeeper. De är lyhörda och snabbfotade. ControlKeeper har som redan nämnts en snyggt paketerad lösning, men Cint har ändå identifierat vissa saker som man velat förändra. ControlKeeper, som utför all produktutveckling i Sverige, har då visat prov på att vara lyhörda och snabbt kunnat anpassa verktyget utifrån Cints önskemål.
Det andra området som per automatik har förbättrats är standardiseringen av avtalen. På den tiden då avtalen arkiverades lokalt i pärmar, hände det att den lokala medarbetaren tog fram sin egen avtalsmall med resultatet att alla avtal såg olika ut. Det blev ohållbart i längden och Cint ville ha standardiserade avtal. Det får man nu tack vare mallarna som finns i ControlKeeper. Numera är alla avtal som Cint initierar likadana oavsett var i världen avtalet produceras och skrivs på. Cint har valt att hantera alla avtalsavvikelser i ett appendix, vilket leder till att avtalen blir lättare att tolka.
När ControlKeeper skulle implementeras hade man omkring 600 avtal som behövde laddas upp i verktyget. Marcus berättar att möjligheten till smidig bulkuppladdning av avtal har varit vital för att lyckas med digitaliseringen av alla de befintliga avtalen.
Cint har många avtalsrelationer och har därför påverkats mycket av den nya GDPR-lagstiftningen. Att distribuera och säkerställa signering av alla omarbetade biträdesavtal såg ut att bli ett omfattande och manuellt arbete, som ControlKeeper underlättade avsevärt. ControlKeeper har haft en central roll tack vare möjligheten att enkelt distribuera avtal och administrera e-signeringar. Dessutom förenklar det för Cint att hålla koll på avtalens specifika innehåll och att de faktiskt blir påskrivna, eller i annat fall, att snabbt kunna identifiera var och varför en signering inte slutförts.
Nu är såväl arbetet med att digitalisera befintliga avtal samt processen med biträdesavtalen klar och Cint är redo att fortsätta utveckla samarbetet med ControlKeeper.
Näst på tur står integration mot Cints ERP-system. Nya leverantörer läggs upp i ERP-systemet och tilldelas där ett unikt leverantörsnummer. Numret används sedan i ControlKeeper för att matcha avtalsvillkor med finansiell information. När man utifrån ERP-systemet vill veta vad som står i ett avtal söker man på det unika numret och får snabbt upp det tillhörande standardiserade och överskådliga avtalet i ControlKeeper.
När Marcus berättar om projektet med ControlKeeper kommer han ideligen tillbaka till hur tillmötesgående och serviceinriktade ControlKeeper har varit. ControlKeeper har verkligen gjort sitt yttersta för att hjälpa Cint att lösa sina behov. Det som utmärker ControlKeeper som företag enligt Marcus är just engagemanget och att de proaktivt kommer med förslag på nya lösningar. Letar ni efter ett system som omfattar såväl kontraktshantering som e-signering bör ni titta närmare på ControlKeeper, avslutar Marcus.
Marcus Nygårds, Strategic Project Manager på Cint