Skriven av
ControlKeeper

• Dela

Effektiv avtalshantering - compliance

Vi har i de två tidigare artiklarna tittat närmare på de rent monetära effekterna samt hur mycket tid vi kan spara med en effektivare avtalshantering. Båda är områden som har stor påverkan på resultaträkningen. Nu är vi framme vid det sista området i vår artikelserie – compliance, eller det vi på svenska kallar efterlevnad. Alltså, hur vi följer upp att vi agerar i enlighet med innehållet i avtalen.

Efterlevnad och riskhantering

Avtalen som förhandlas fram innehåller en rad olika villkor som parterna ska följa och det finns överenskomna konsekvenser för de fall villkoren i avtalet inte uppfylls. Hur gör ni för att ha kontroll på avtalens alla villkor och konsekvenser av kontraktsbrott?

Nyckeln till att kunna kontrollera att avtalsvillkoren efterlevs och även minimera risker för kontraktsbrott är att alla avtal finns centralt tillgänglighet och tydligt överblickbara.

• Företagen som är Bäst-i-klassen har dubbelt så många av sina avtal centralt lagrade och fullt sökbara jämfört med ”normalföretaget” (Källa: Aberdeen Group)
  
  
• 71% av företag uppger att de har tappat bort minst 10% av sina avtal (Källa: The Journal of Contract Management)
  
  
• Vikten av att kunna efterleva olika branschregleringar och lagar är betydande

o   Böter för t ex brott mot GDPR kan uppgå till 4% av omsättningen eller 20 miljoner Euro.

När du jämför med hur det ser ut i ditt företag:

• Hur stor andel av era avtal lagras och är sökbara centralt?
  
  
• Vilka åtgärder har ni tagit för att lokalisera alla avtalsdokument?
  
  
• Vilka regelverk och lagar lyder er verksamhet och/eller era leverantörer under för att vara godkända?
  
  
• Kontrollerar ni att era leverantörer uppfyller dessa regelverk?
  
  
• Vilka risker gällande böter, leveransproblem eller ur ett PR-perspektiv har ni att beakta?

Summering

Avtalshantering är en komplex process som när den inte fungerar väl kostar såväl tid, pengar som resurser. Ett effektivt avtalshanteringssystem hjälper er att:

• Höja omsättningen
  
  
• Minska verksamhetens kostnader
  
  
• Öka utnyttjandet av era resurser
  
  
• Minimera affärsrisken

Dessa faktorer har både direkta och indirekta positiva effekter på resultaträkningen. Med andra ord finns det pengar i flera led att spara genom att säkerställa en väl fungerande avtalshantering.

I dialogen med våra kunder råder det inget tvivel om att ControlKeeper sparar både tid, pengar och resurser men den kanske mest intressanta insikten är faktiskt HR-relaterad:

• Ett väl fungerande verktyg för avtalshantering innebär minskad stress och ökad sinnesro för ansvariga medarbetare. Vetskapen att organisationens alla avtal finns samlade på ett ställe och att rätt personer  automatiskt blir påminda så snart något behöver göras -- är befriande. Som ett direkt resultat har flera av våra kunder uttryckt att de sover bättre om nätterna.

Tänk dig att personalen ifråga totalt sett blir 15 procent effektivare – vilket värde skulle det motsvara för ditt företag?

Vi hoppas att den här artikelserien med fokus på pengar, tid och efterlevnad väckt ditt intresse kring förtjänsterna av en effektivare avtalshantering. Vi tar gärna en vidare diskussion, t ex kring vilka som är de lägst hängande frukterna i din organisation.

Jonas Forsberg, CEO ControlKeeper