Att få ordning och reda på sina avtal med hjälp av ControlKeeper
Fakta om Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB
Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB är lite av en doldis inom Trelleborg-koncernen, likväl högst intressant.
Företaget, med 30 år på nacken och drygt 240 anställda, omsätter 1,3 miljarder och är världsledande inom området för ljud- och vibrationslösningar för fordonsmarknaden.
Många konkurrenter från låglöneländer har försökt att utmana men de klarar inte av att få till komponenter med samma höga precision och kvalitet.
Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB har 100% av sin tillverkning i Sverige, i fabrikerna i Kalmar respektive Gävle och går bokstavligen som tåget.
Alla vill ha kontroll på sina avtal; veta att de är relevanta för verksamheten, att villkoren är marknadsmässiga och när det är dags att omförhandla. Men hur gör man det på ett smidigt och enkelt sätt?
När Trelleborgs koncernmoder nyligen ställde krav på att alla koncernens bolag skulle redovisa sin avtalsflora kunde ledningen för Trelleborg Sealing Solutions i Kalmar enkelt påvisa att de har total kontroll tack vare avtalshanteringstjänsten - ControlKeeper.
Första mötet
Första gången ControlKeeper presenterade sin tjänst för ledningsgruppen på Trelleborg Sealing Solutions i Kalmar var våren 2016. Med på mötet var bland annat fabrikschefen Ulf Johansson och han var allt annat än entusiastisk över att ta in ännu ett verktyg i verksamheten. Dessutom var hans uppfattning att företaget hade bra kontroll på sina avtal då man 2008/2009 hade gjort en inventering av dem. Någonstans fanns det dock en viss osäkerhet kring avtalen och parterna kom därför överens om att företaget skulle testa ControlKeepers avtalshanteringssystem skarpt under en period för att utvärdera nyttan.
Att komma igång med ControlKeeper
Att implementera tjänsten och därmed digitalisera alla avtal krävde initialt en hel del detektivarbete. Avtalen hade, som hos många andra, sparats i pärmar som fanns på olika avdelningar, i olika arkivskåp, i källaren eller på vinden. Trots detta gick implementeringen smidigt. Dels tog ControlKeeper en mycket aktiv roll i implementeringsarbetet och dels agerade företagsledningen sanna förebilder som helhjärtat tog sig an uppgiften att scanna alla befintliga avtal. Ulf förklarar att ju snabbare de själva kunde påvisa tjänstens möjligheter desto enklare var det att motivera personalen att börja använda ControlKeeper i sitt arbete.
Att använda ControlKeeper
När implementeringen var klar kom nästa fas; att säkerställa att tjänsten började användas fullt ut av alla berörda. Även detta har gått enkelt enligt Ulf. Att ControlKeeper har blivit en sådan framgång vill Ulf framförallt tillskriva tjänstens användarvänlighet. Gränssnittet är intuitivt och logiken är enkel att förstå. Det gör att även ny personal snabbt kommer igång med användandet. Skulle det mot förmodan dyka upp en frågeställning som ingen internt kan lösa är ControlKeepers support snabba att hjälpa till.
Effekten av att använda ControlKeeper i verksamheten
Även om Ulf var skeptisk till behovet av ControlKeeper inledningsvis erkänner han gladeligen att han hade fel. Det visade sig under implementeringen att de inte hade så bra kontroll och överblick som han hade trott. Men tack vare ControlKeeper har de fått ordning och reda på sina avtal och det förblir ordning och reda på avtalen med hjälp av ControlKeeper.
Numera är Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB:s alla avtal:
I tjänsten finns dessutom en mycket viktig funktion som skickar larm till avtalsägaren när det är dags att omförhandla ett avtal. Tack vare avtalsbevakningen slipper vi numera okontrollerade automatiska förlängningar av avtal som kostar företaget onödiga pengar.
”Känslan av att veta att vi har 100% kontroll på våra avtal är ovärderlig” avslutar Ulf som är nöjd att de gav ControlKeeper chansen att lösa uppgiften.
Ulf Johansson, Fabrikschef TSS i Kalmar